Wann können welche Reisekosten steuerlich abgesetzt werden?

Dabei gilt der einfache Grundsatz, dass Ausgaben für betrieblich oder beruflich veranlasste Reisen und Fortbildung steuermindernd geltend gemacht werden dürfen. In bestimmten Konstellationen ist auch eine teilweise private Mitveranlassung kein unbedingtes Knock-Out-Kriterium. Wie so oft im Steuerrecht, steckt der Teufel hier ganz besonders im Detail. Besonders haarig geht es bei Studien- und Sprachreisen sowie so genannten Mischreisen zur Sache. Im Folgenden geben wir einen Überblick wann und inwieweit Sie verlässlich zur Erlangung der steuerlichen Absetzbarkeit kommen:

Studienreisen

Dazu sind eine Reihe von Urteilen des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) ergangen, die einen sehr strengen Maßstab für die Absetzbarkeit solcher Reisen vorgeben. Die Kernaussage all dieser Urteile ist, dass Studienreisen nur dann Betriebsausgaben darstellen, wenn die Reise nahezu ausschließlich betrieblich veranlasst ist. Dies ist der Fall, wenn folgende Punkte kumulativ erfüllt sind:

  • Planung und Durchführung der Reise erfolgt im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation oder in einer Weise, die weitaus überwiegende betriebliche Bedingtheit erkennen lässt.
  • Die Reise bietet die Möglichkeit, Kenntnisse zu erwerben, die eine einigermaßen konkrete berufliche bzw. betriebliche Verwertung zulassen.
  • Reiseprogramm und Durchführung müssen nahezu ausschließlich auf interessierte Teilnehmer im Tätigkeitsbereich des Steuerpflichtigen abgestellt sein, sodass sie auf andere Teilnehmer keine Anziehungskraft ausüben.
  • Allgemein interessierende Programmpunkte (Privatzeit) dürfen nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als während einer regelmäßigen betrieblichen Betätigung als Freizeit verwendet wird. Dabei ist von einer Normalarbeitszeit von 8 Stunden täglich auszugehen. Die 8 Stunden gelten auch dann, wenn Ihre Arbeitszeit zuhause davon abweichen würde. Privatzeiten an den Wochenenden bleiben außer Ansatz, da diese auch während der Berufsausübung zuhause zur Verfügung stehen. Der Steuerpflichtige hat dies anhand des Reiseprogramms nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Eine pauschale Angabe über die Arbeitszeiten ist jedenfalls nicht ausreichend. Ein Ausgleich von Minderzeiten einzelner Tage kann durch Mehrzeiten anderer Tage kompensiert werden. So ist eine zweiwöchige Reise z.B. dann absetzbar, wenn nach dem Reiseprogramm eine Arbeitszeit von 80 Stunden zu Stande kommt.

Praxistipp: Manchmal sind die in Kongressprogrammen aufscheinenden „Arbeitszeiten“ weniger als 8 Stunden. Stattgefundene Arbeitssitzungen, Tischvorführungen, Demonstrationen etc. außerhalb des offiziellen Programms sollten daher unbedingt präzise dokumentiert werden.

Sprachkurse

Die reinen Kurskosten sind jedenfalls dann abzugsfähig, wenn berufsbezogene Kenntnisse vermittelt werden. Weiters ist die Vermittlung allgemeiner Sprachkenntnisse absetzbar, wenn diese für den Beruf notwendig sind.

Stolperstein Mischprogramm

Treten allgemeine Programmpunkte gegenüber den ausschließlich betrieblich veranlassten Tätigkeiten gemessen am zeitlichen Ausmaß nicht in den Hintergrund, so liegt ein Mischprogramm vor. Dies führt dazu, dass die gesamte Reise der Privatsphäre zugeordnet wird. In diesem Fall sind nicht einmal jene Reisekosten absetzbar, die anteilig auf einen ausschließlich beruflichen Zweck gewidmeten Reiseabschnitt entfallen. Die Gebühren für die Teilnahme an Berufsveranstaltungen (Kongresse, Seminare etc.) bleiben selbstverständlich immer als Betriebsausgabe bestehen.

Praxistipp: Rügen Sie Kongressveranstalter, die diesbezüglich fehlerhafte Programme herausgeben.

Wird ein privater Urlaub vorangestellt oder angehängt, so sind folgende Punkte für die anteilige steuerlich Abzugsfähigkeit Voraussetzung:

  • Die Reise muss sich klar in einen beruflichen und einen privaten Abschnitt teilen lassen, die zeitlich aufeinander folgen müssen. Im Ergebnis wird somit nicht eine ausschließlich beruflich veranlasste Reise nach dem Motto alles oder nichts verlangt, sondern es können auch die anteiligen Kosten eines ausschließlich beruflich veranlassten Reisetages zum Ansatz kommen.
  • Die Fahrtkosten sind dabei in einen beruflichen und einen privaten Teil aufzuteilen. In der Regel ist dabei nach dem Verhältnis zwischen den ausschließlich beruflich veranlassten und den übrigen Aufenthaltstagen aufzuteilen. Es sei denn, dass die berufliche Veranlassung eindeutig das auslösende Moment für den Antritt der betreffenden Reise war. Hierfür verwendet der VwGH den Terminus „fremdbestimmte Reise“ und konstatiert eine gänzliche Absetzbarkeit der Fahrtkosten. Dies gilt auch dann, wenn bei einer solchen Reise auch private Unternehmungen von untergeordneter Bedeutung stattfinden.

Wenn im Zuge einer Urlaubsreise nebenbei berufliche Termine wahrgenommen werden ist weiterhin kein anteiliger Abzug der Reisekosten zulässig.

Praxistipp: Wenn Sie gerne Nützliches mit dem Angenehmen verbinden und planen einer beruflichen Reise einen Privaturlaub anzuhängen oder umgekehrt, so sollte die vorrangige berufliche Veranlassung sowie das Vorliegen getrennter Reiseabschnitte unbedingt dokumentiert und belegt werden.

Stolperstein mitreisende Familienangehörige

Auslandsreisen in Begleitung der Familie sieht die Finanz als Indiz für Privatreisen. Teilweise stattfindende Geschäftsbesprechungen ändern daran nichts. Dies gilt auch für lehrgangsmäßig organisierte Studienreisen.
Die betriebliche Veranlassung der Mitreise eines nahen Angehörigen als Dienstnehmer wird nur dann bejaht, wenn der Steuerpflichtige unter den gleichen Bedingungen und mit demselben Aufwand auch einen familienfremden Arbeitnehmer auf die Reise mitgenommen hätte.

Praxistipp: Wenn Sie eine „einwandfreie“ Fortbildung besuchen und Familienangehörige das mit einer Privatreise verbinden, sind getrennte Rechnungen von Vorteil. Nur der tatsächlich durch Sie verursachte betriebliche Aufwand findet Eingang in die Buchhaltung.

Resümee:

Dank der klaren Rechtsprechung ist die steuerliche Absetzbarkeit der anteilig betriebsbedingten Reisekosten auch in Verbindung mit einem Urlaub möglich, wenn eine klare Trennbarkeit zwischen privaten und betrieblichen Reiseabschnitten vorliegt. Nützen Sie obiges Wissen! Wer weiß, was die Finanz will, kann sich ja wohl auch zu seinem Vorteil danach richten.