Die Anschaffung einer Registrierkasse ist in den meisten betroffenen Praxen mittlerweile über die Bühne gegangen und die Bedienung der Geräte zur Routine geworden. Spätestens mit 1.4.2017 (ursprünglich war der 1.1.2017 vorgesehen) müssen die vorhandenen Registrierkassen zusätzlich mit einer Signaturerstellungseinheit verbunden und betrieben werden. Jeder Unternehmer muss daher bis zum genannten Stichtag seine Registrierkasse technisch entsprechend „aufrüsten“.
Die einzelne Registrierkasse kann damit eindeutig einem bestimmten Unternehmen zugeordnet werden.
- Die Signaturerstellungseinheit verschlüsselt die Datensätze und verknüpft jede einzelne Buchung oder Stornobuchung mit dem vorangegangenen Beleg.
- Die dazu notwendigen Zertifikate, mit denen jede Signatur einer bestimmten Person oder einem Unternehmen zugeordnet wird, müssen von speziellen Anbietern (wie den Firmen ATrust oder Global Trust) erworben werden.
- Anschließend muss über FinanzOnline eine Registrierung der Registrierkasse und der dazugehörigen Signaturerstellungseinheit beantragt werden.
- Bei Inbetriebnahme der Signaturer¬stellungseinheit wird ein Startbeleg signiert und erstellt, der ausgedruckt und aufbewahrt werden muss. Am Ende jedes Jahres muss außerdem ein Jahresbeleg erstellt und aufgehoben werden.
- Es wird dann für jede über die Registrierkasse erfasste Bareinnahmen eine elektronische Signatur extern erstellt und übermittelt. Diese elektronische Signatur muss von der Registrierkasse gespeichert und entsprechend gesichert werden und dient für Prüfungszwecke durch die Finanzverwaltung.
Auch auf den von Registrierkassen erstellten Belegen müssen ab 1.4.2017 folgende zusätzlichen Informationen aufscheinen:
- Die vom Finanzamt im Zuge der Registrierung zugewiesene „Kassen- Identifikationsnummer“
- Neben dem Datum auch die Uhrzeit des Beleges
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
- Die elektronische Signatur als maschinenlesbarer Code